Privacybeleid

Hieronder vindt u de privacyverklaring van Momade Cupcakes. Hierin wordt uitgelegd hoe wij omgaan met uw privacy. Zo wordt o.a. uitgelegd welke informatie wij verwerken en voor welke doeleinden dit gebeurt. Bovendien wordt vermeld welke rechten u heeft m.b.t. de verwerking van uw gegevens, de correctie ervan enz.

  1. WIE ZIJN WE?

Mo Made is een BV met maatschappelijke zetel te Reyndersstraat 37 2000 Antwerpen en met ondernemingsnummer BE0542408261.

 

  1. WAAROM IS UW PRIVACY BELANGRIJK VOOR ONS?

Als bedrijf dienen wij regelmatig persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld wanneer u een bestelling bij ons plaatst of ons solliciteert.

Wij verklaren dat onze activiteiten in overeenstemming zijn met de vigerende privacywetgeving, die voornamelijk geregeld wordt door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of de Engelse afkorting GDPR).

Om deze reden willen we je zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met jouw persoonsgegevens gebeurt. Hieronder vind je informatie over welke gegevens wij over jou verzamelen, waarom we dat doen, hoelang wij ze bewaren, wat je privacy-rechten zijn en hoe je deze kan uitoefenen.

Daarnaast is deze privacyverklaring gericht aan eenieder die met ons bedrijf samenwerkt zodat hij of zij ook weet welke rechten en waarborgen wij op vlak van privacy bieden.

Ons privacybeleid wordt geregeld door deze privacyverklaring, evenals specifieke afspraken over privacy die wij met u of met derden maken in een overeenkomst.

In geval van tegenstrijdigheid hebben onze algemene voorwaarden en  bijzondere voorwaarden van toepassing op specifieke producten en diensten voorrang op dit privacybeleid.

Al onze activiteiten als verwerkingsverantwoordelijke vallen onder deze privacyverklaring zodat jouw rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens steeds gewaarborgd worden.

  1. WAT BETEKENT ‘VERWERKING VAN GEGEVENS’ EN WIE IS DAARVOOR VERANTWOORDELIJK?  

Onder ‘verwerking van persoonsgegevens’ verstaan we elke verwerking van gegevens die jou als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Het begrip ‘verwerking’ is ruim en dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van die gegevens.

Mo Made is verwerkingsverantwoordelijke van jouw persoonsgegevens.

  1. WELKE PERSOONSGEGEVENS KUNNEN WE VERWERKEN? 

We verwerken de persoonsgegevens die je ons zelf geeft. Dit kan telefonisch (bijvoorbeeld wanneer je ons belt om een afspraak te maken), schriftelijk (bijvoorbeeld wanneer je ons een brief of e-mail stuurt, of ons via de website of sociale media contacteert, of deelneemt aan een winactie) of mondeling (tijdens een bespreking).

 

  1. Welke categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt?

Wij onderscheiden verschillende types persoonsgegevens, die met elkaar gecombineerd kunnen worden:

  • IDENTIFICATIE- EN CONTACTGEGEVENS

Identificatie- en contactgegevens zijn de gegevens die ons toelaten om jou als (potentiële) klant te identificeren en te contacteren (bijvoorbeeld jouw naam, geboorteplaats- en datum, nationaliteit, verblijfsstatus, rijksregisternummer…  en andere gegevens die vermeld zijn op identificatiedocumenten, jouw adres,  e-mailadres en telefoonnummer, bankrekeningnummer.

 

  • FACTURATIEGEGEVENS

Facturatiegegevens zijn gegevens die ons toelaten om onze diensten correct te kunnen aanrekenen, zoals facturatieadres, ondernemingsnummer, of je al dan niet BTW-plichtig bent.

 

  • VOORKEUREN EN INTERESSES

Voorkeuren en interesses zijn gegevens met betrekking tot uw activiteiten of uw situatie aan de hand waarvan wij uw nieuwsbrieven kunnen toezenden die voor jou en jouw activiteiten van belang kunnen zijn.

  1. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens en op welke basis doen wij dat?

 

  • ALGEMEEN

We verwerken persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij wij telkens enkel de gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.
Zo gebruiken wij persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is:

  • in het kader van de voorbereiding, uitvoering of beëindiging van de ons verleende opdrachten;
  • om te voldoen aan de wettelijke,  reglementaire  en deontologische  bepalingen waaraan wij zijn onderworpen;
  • in het kader van winacties waar u uitdrukkelijk aan heeft deelgenomen.

 

  • ONZE VERWERKINGSACTIVITEITEN

Wij verzamelen persoonsgegevens voor de volgende concrete doeleinden:

 

  • Wanneer je ons contacteert of wij jou contacteren

Indien je contact met ons opneemt, bijvoorbeeld om een afspraak te maken, of je wenst onze nieuwsbrieven te ontvangen of ons te volgen via sociale media, of je wenst te solliciteren, hebben wij jouw identiteits- en contactgegevens nodig. Alle informatie die wij over jou ontvangen, gebruiken we alleen om je van de gevraagde informatie te voorzien, op de wijze zoals jij dat wilt.  Indien je actief bent bij een dienstenverstrekker of leverancier van goederen (vb. verkoopdienst) op wie wij mogelijks een beroep wensen te doen, dan noteren wij ook jouw identiteits- en contactgegevens.

  • In het kader van onze dienstverlening
  • Wij gebruiken jouw gegevens voor administratie (waaronder facturatie, doorstorten derdengelden) en geschillenbeheer.
  • Wij kunnen ook jouw beoordelingsgegevens verwerken om onze dienstverlening in de toekomst te verbeteren en optimaliseren.
  • Wij kunnen jouw gegevens gebruiken om je (schriftelijk, telefonisch of elektronisch) nieuwsbrieven of nieuwe producten of diensten aan te bieden waarvan wij denken dat die voor jou interessant zijn, evenals om jou wenskaarten te sturen of jou uit te nodigen op een door ons georganiseerd event.
  • Wij kunnen jouw gegevens gebruiken in het kader van winacties waar u uitdrukkelijk aan heeft deelgenomen.

 

  • Indien je voor ons werkt 

Indien je voor ons bedrijf werkzaam bent (als stagiair, medewerker, personeelslid  of managing partner), dan dienen wij in het kader van deze relatie heel wat persoonsgegevens van jou te verwerken, zoals jouw identiteits- contactgegevens, gegevens vermeld op jouw CV, de wijze waarop je functioneert binnen het bedrijf, de wijze waarop je omgaat met cliënten, confraters, kantoorgenoten,… , jouw aan- of afwezigheden, gevolgde scholingen etc. dit met het oog op een correct verloop van de samenwerking,

 

  1. Hoe bewaren en beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Jouw gegevens worden opgeslagen in de vorm van een papieren en/of elektronisch bestand.

Elektronische bestanden worden bewaard op beveiligde en afgesloten (back-up)servers, zowel intern als extern.  Papieren bestanden worden eveneens beveiligd en afgesloten bewaard in onze kantoren en/of archieven.

Onze infrastructuur en informatiesystemen zijn uitgerust met technische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik en verlies of diefstal van je gegevens, zoals: beveiliging met een paswoord, harddisk encryptiesoftware, firewalls, antivirus, intrusie- en anomaliedetectie en toegangscontroles voor onze medewerkers. Onze hard- en software wordt voortdurend up-to-date gehouden. Hiervoor doen wij beroep op gespecialiseerde derden.

Jouw persoonsgegevens zijn beperkt toegankelijk voor de medewerkers op ons kantoor. Er wordt hen enkel toegang tot jouw persoonsgegevens verleend voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.  Verder zijn je gegevens toegankelijk voor de beheerders van onze softwaresystemen, dit louter om werkzaamheden te kunnen uitvoeren aan deze systemen (bijv. updates), en onze financiële administratie voor facturatie en boekhouding.  Uiteraard hebben wij met hen contractuele afspraken gemaakt zodat zij ook gebonden zijn door onze privacyverklaring en jouw rechten gegarandeerd worden.

Bij een onverhoopt gegevenslek met nadelige gevolgen voor je persoonsgegevens, word je in de door de wet voorziene omstandigheden persoonlijk verwittigd.

Wij raden je aan om zelf ook de nodige veiligheidsmaatregelen te nemen ter bescherming van jouw persoonlijke gegevens, zoals het beveiligen van je eigen mailbox, firewalls op je computer, etc.

  1. Aan wie kunnen wij jouw gegevens doorgeven?

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen en we geven ze niet door aan derden tenzij in volgende gevallen:

  • Om onze boekhoudkundige, fiscale en sociaalrechtelijke verplichtingen te vervullen. Zo dienen wij jouw gegevens, indien van toepassing, door te geven aan onze accountant of het sociaal secretariaat.
  • Je ons daar toelating voor geeft.

 

Indien wij in andere situaties persoonsgegevens aan derden zouden geven, dan gebeurt dit met een expliciete kennisgeving, waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de doorgifte en verwerking. Waar wettelijk vereist, bekomen wij je uitdrukkelijke toestemming.

  1. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen.

Alle gegevens die wij verwerken in het kader van onze dienstverlening worden opgeslagen tijdens de looptijd van het dossier evenals gedurende een termijn van 5 jaar na het afsluiten van het dossier en integrale betaling van onze facturen.

Facturatie- en ander boekhoudkundige gegevens worden bewaard gedurende een termijn van 7 jaar om te kunnen voldoen aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.

Gegevens van sollicitanten worden bijgehouden gedurende een periode van 5 jaar te rekenen vanaf ontvangst van de sollicitatieboodschap en CV, dit om onze aanwervingspolitiek te optimaliseren en de sollicitant toekomstige vacatures te kunnen aanbieden.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden persoonsgegevens gewist of geanonimiseerd.

  1. WELKE RECHTEN HEB JE?
    • RECHT VAN INZAGE

Je hebt het recht om op ieder ogenblik van ons te vernemen of wij al dan niet je persoonsgegevens verwerken, en als wij ze verwerken om die gegevens in te zien en bijkomende informatie te ontvangen over:

  • de verwerkingsdoeleinden;
  • de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
  • de ontvangers of categorieën van ontvangers (met name ontvangers in derde landen);
  • indien mogelijk, de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;
  • het bestaan van je privacy-rechten
  • het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;
  • de informatie waarover wij beschikken over de bron van de gegevens indien wij persoonsgegevens via een derde verkrijgen; en
  • het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.

Je hebt ook het recht om een gratis kopie te krijgen van de verwerkte gegevens, in begrijpelijke vorm. Wij kunnen een redelijke vergoeding vragen om onze administratieve kosten te dekken voor iedere bijkomende kopie die je vraagt.

  • RECHT OP VERBETERING VAN PERSOONSGEGEVENS

Je hebt het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens onverwijld te laten rechtzetten.

Om je gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij je hoe dan ook om ons elke wijziging te melden, zoals een verhuis, een nieuw rekeningnummer, nieuwe contactgegevens, een wijziging van uiteindelijk begunstigde.

  • RECHT OP GEGEVENSWISSING (HET ‘RECHT OP VERGETELHEID’)

Je hebt het recht om in de volgende gevallen, en zonder onredelijke vertraging, je persoonsgegevens te laten verwijderen:

  • Je persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins door ons verwerkt;
  • je trekt je eerdere toestemming voor de verwerking in en er is geen andere rechtsgrond waar wij ons op kunnen beroepen voor de (verdere) verwerking;
  • je maakt bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens en er bestaan geen zwaarder doorwegende, gerechtvaardigde gronden voor de (verdere) verwerking;
  • je persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt;
  • je persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
  • je persoonsgegevens werden verzameld toen je nog minderjarig was.

Houd er wel rekening mee dat wij niet altijd alle gevraagde persoonsgegevens kunnen verwijderen, bijvoorbeeld wanneer de bewaring en verwerking ervan noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

  • RECHT OP BEPERKING VAN DE VERWERKING

Je hebt het recht om de beperking van de verwerking van je persoonsgegevens te verkrijgen indien één van de volgende elementen van toepassing is:

  • je betwist de juistheid van die persoonsgegevens: het gebruik ervan wordt beperkt gedurende een periode die ons in staat stelt de juistheid van de gegevens te controleren;
  • de verwerking van je persoonsgegevens is onrechtmatig: in plaats van het wissen van je gegevens, verzoek je om beperking van het gebruik ervan;
  • wij hebben je gegevens niet meer nodig voor de oorspronkelijke verwerkingsdoeleinden, maar jij hebt ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering: in plaats van het wissen van je gegevens, wordt het gebruik ervan beperkt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van de rechtsvordering;
  • zolang er nog geen beslissing is genomen over de uitoefening van je recht op bezwaar tegen de verwerking, verzoek je om het gebruik van je persoonsgegevens te beperken.

 

  • RECHT OP OVERDRAAGBAARHEID VAN PERSOONSGEGEVENS (‘DATA PORTABILITY’)

Je hebt het recht om je persoonsgegevens op te vragen en over te laten dragen.  Dit kan enkel voor de persoonsgegevens die je zelf aan ons hebt verstrekt, gebaseerd op toestemming of na overeenkomst. In alle andere gevallen kan je dus niet van dit recht genieten (bijvoorbeeld wanneer de verwerking van je gegevens gebeurt op basis van een wettelijke verplichting).

Je kan ons verzoeken om de betrokken persoonsgegevens terug te krijgen in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm.

 

  • RECHT OM BEZWAAR TE MAKEN TEGEN DE VERWERKING

Je hebt het recht om op grond van je bijzondere situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens indien de verwerking kadert in ons gerechtvaardigd belang of in kader van het algemeen belang.

 

Wij zullen de verwerking van je persoonsgegevens staken, tenzij wij dwingende en legitieme gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan die van jou óf wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering (bijvoorbeeld het indienen van een verzoek bij een rechtbank).

Wat betreft je recht van bezwaar in het kader van direct marketing, zie hieronder.

  1. HOE JOUW RECHTEN UITOEFENEN?

Om je rechten uit te oefenen neem je contact op met Mo Made via info@momadecupcakes.com

Om je recht van toegang uit te oefenen, en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van je persoonsgegevens te voorkomen, dienen wij je identiteit te verifiëren. Bij twijfel of onduidelijkheid zullen wij jou eerst nog om bijkomende informatie vragen (bij voorkeur een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart).

  1. WAT BIJ EEN CONFLICT OVER DE VERWERKING VAN JOUW PERSOONSGEGEVENS?

Voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens, kan je je wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel / +32 (0)2 274 48 00 / contact@apd-gba.be / www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

  1. WIJZIGINGEN

Wij behouden ons het recht voor om ons privacybeleid en deze privacyverklaring van tijd tot tijd te wijzigen in functie van veranderende regelgeving en/of de interpretatie van deze regelgeving of door wijzigen van de wijze waarop wij onze diensten (en producten) aanbieden (vb. via nieuwe communicatietechnieken). Wij nodigen je dan ook uit om steeds de laatste versie van dit beleid te raadplegen op onze website (www.momadecupcakes.be). Uiteraard informeren wij je voorafgaandelijk via onze websites of andere courante communicatiekanalen van elke inhoudelijke wijziging en vragen wij wanneer de wet dit vereist jouw voorafgaande toestemming voor onze (nieuwe) verwerkingsactiviteiten.